Vi capita mai di avere la sensazione che il tempo scorra tra le dita? Di concludere una giornata di lavoro senza riuscire a ricordarvi una singola cosa che avete portato a termine? Se la risposta è sì, probabilmente avete qualche difficoltà con il time management.
Il tempo, si sa, è la risorsa più importante che abbiamo: non si può comprare o accrescere come un investimento, ma si può sfruttare meglio imparando a gestire il tempo in modo efficace.
In questo articolo, cercheremo di capirecos'è il time managemente come migliorare la gestione del tempo con metodi, tecniche e strumenti per gestire il tempo da veri professionisti.
Indice
- Cos'è il time management? Significato e definizione
- Metodi di gestione del tempo
- Come gestire il tempo: 9 tecniche efficaci
Vendi online e in negozio con Shopify.
Inizia la tua prova gratuita. Non serve la carta di credito.
Cos'è il time management? Significato e definizione
Il time management è una disciplina di pianificazione e controllo per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dei processi operativi.
Lagestione del tempopuò essere ottimizzata con l'aiuto di tecniche, strumenti e specifichetime management skills: i punti di forza del time management sono la possibilità di raggiungere specifici obiettivi o risultati più velocemente, ridurre le distrazioni e aumentare la produttività di persone e organizzazioni.
In un'epoca in cui le fonti di distrazione sono sempre in agguato (secondo uno studio, lasoglia di attenzione media è di appena 9 secondi!), la gestione del tempo è una vera e propriasoft skillche può fare la differenza.
Ecco perchégestire il tempoin modo efficace può aiutarci a sfruttarlo meglio, incrementare la produttività esmettere di procrastinare. Vediamo come.
Metodi di gestione del tempo
Per migliorare la gestione del tempo esistono tecnichedi time managementefficaci e collaudate: questi metodi possono aiutarvi a completare più attività, limitare le distrazioni e migliorare l'efficienza sul lavoro. Scopriamoli insieme.
Matrice di Eisenhower
Una delle tecniche di time management più diffuse e utilizzate è laMatrice di Eisenhower, che prende il nome dal Generale e Presidente degli Stati Uniti negli anni '50, celebre per aver affermato questa frase:
Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante.
Il concetto dietro la Matrice di Eisenhower afferma che leattività più urgenti, come fissare una riunione, mandare un'email o fare una telefonata, in un'ottica di lungo terminesono meno importanti; mentre leattività meno urgenti, come definire unastrategia di marketingoscrivere un business plan, sono quellepiù importantisul lungo periodo.
Per ottimizzare la gestione del tempo e aiutarvi a decidere cosa è importante e cosa no, la Matrice di Eisenhower (conosciuta anche comeMatrice di Covey) si divide in quattro quadranti:
- Quadrante 1 – Importante/Urgente:attività e compiti importanti da completare al più presto e che non possono essere delegati.
- Quadrante 2 – Importante/Non urgente:attività e compiti importanti ma che possono essere pianificati o posticipati.
- Quadrante 3 – Non importante/Urgente:attività e compiti urgenti che possono essere delegati.
- Quadrante 4 – Non importante/Non urgente:attività e compiti superflui da eliminare.
Tra le tecniche di time management per la gestione del tempo, la Matrice di Eisenhower è molto efficace per definire le priorità e identificare tutte quelle attività superflue che rubano tempo prezioso.
Tecnica del Pomodoro
Latecnica del Pomodoroconsiste nel suddividere il tempo in blocchi (dettipomodori) e inserire delle pause tra loro.
La tecnica classica prevede che silavori per 25 minutie sifaccia pausa per 5 minuti(regola dei 5 minuti). Per segnare il tempo, potete utilizzare il timer sul vostro computer o un'app sul telefono. Dopo4 blocchi(o pomodori) da 25 minuti è consigliabile prendere unapausa più lunga, da 15 a 30 minuti.
Durante le pause, alzatevi dalla sedia, bevete un po’ d’acqua e fate stretching per ricaricarvi e tornare più freschi alla scrivania.
Essenzialmente, la tecnica del Pomodoro consiste nell'alternare un tot di minuti dedicati al lavoro e un tot di minuti di pausa.
Ecco qualche consiglio extra per gestire il tempo sfruttando la tecnica del Pomodoro:
- Monitorare quanti pomodori vi servono per completare un'attività specifica o ricorrente e migliorate la pianificazione;
- Durante i blocchi di lavoro, limitate al massimo le distrazioni: silenziate il telefono, e se questo non basta mettetelo nel cassetto o lontano dalla postazione di lavoro;
- Sperimentate con i blocchi di lavoro, ad esempio lavorando per 50 minuti e prendendovi delle pause da 15 minuti, per capire cosa funziona meglio per voi;
- Sfruttare al meglio ogni blocco di lavoro scrivendo una lista delle cose da fare e cercate di completarle tutte entro il tempo stabilito.
Questo metodo di time management è molto utile percombattere la procrastinazionee portare a termine il lavoro da fare nel minor tempo possibile.
Principio di Pareto
Ilprincipio di Pareto, conosciuto anche comeregola 80/20, afferma chel'80% dei risultati può essere ottenuto completando il 20% delle attività.
Applicato al time management, questo metodo consiste nel concentrarsi sulle attività che portano maggiori risultati, accantonando o eliminando quelle che non contribuiscono in egual misura.
Metodo ABC
IlMetodo ABCè una tecnica di gestione del tempo molto utile per definire le priorità. Oltre al time management, il principio si presta a un'ampia serie di tecniche e utilizzi, come la gestione delle scorte tramiteanalisi ABC.
Gestire il tempo con il metodo ABC significa suddividere i compiti in base alle priorità:
- 而一个: attività molto importanti, priorità massima;
- 而B: attività meno importanti, priorità media;
- Gruppo C: attività poco importanti, eliminare o ridurre priorità;
Metodo POSEC
Ilmetodo POSEC, acronimo per "Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing" è un metodo di time management che si basa sul concetto diempowermentdel singolo individuo per responsabilizzarlo e permettergli di contribuire ai risultati della collettività, ordinando le attività in base alla loro funzione:
- Prioritize: stabilire un elenco di obiettivi e definire le priorità per raggiungerli.
- Organizing: organizzare e completare le attività necessarie per mantenere il successo (famiglia e finanze).
- Streamlining: snellire le attività meno piacevoli ma che devono essere necessariamente fatte (lavoro e faccende).
- Economizing: risparmiare sulle attività che dovreste (o vi piacerebbe) fare, ma che non sono necessariamente urgenti (socializzazione e passatempi).
- Contributing: contribuire alle attività che fanno la differenza per la collettività (obblighi sociali).
Metodo Timeboxing
Ilmetodo Timeboxingè una tecnica di gestione del tempo che consiste nel dividere le giornate in blocchi da dedicare a specifiche attività/obiettivi da portare necessariamente a termine entro il tempo stabilito. Il Timeboxing è una strategia di time management che richiede molta concentrazione e pianificazione per essere eseguita con successo, ma si rivela molto efficace lavorando con progetti a budget fisso.
Metodo Alpen
Ilmetodo Alpenper gestire il tempo consiste nella definizione di un piano giornaliero basato su cinque step:
- A - Annotare le cose da fare e definire i compiti;
- L - Lavorare tenendo conto della stima del tempo necessario;
- P - Pianificare pause e tempi vuoti;
- E - Essere fedeli alla programmazione e rispettare le decisioni prese;
- N - Non concludere il lavoro senza effettuare un controllo finale.
Il metodo Alpen è molto utile per pianificare la giornata lavorativa, soprattutto se avete molto lavoro da sbrigare e cercate un metodo efficace per la gestione del tempo.
Metodo SMART
Questa tecnica per gestire il tempo consiste nella definizione di obiettiviSMARTda portare a termine. Per rientrare nella categoria, ogni obiettivo deve essere "specifico, misurabile, attuabile, realistico, terminabile". Se non rispetta almeno uno di questi requisiti, è probabile che il vostro obiettivo sia difficilmente realizzabile a prescindere dal metodo di time management utilizzato.
Metodo Getting Things Done
Come suggerisce il nome, ilmetodo Getting Things Doneè una tecnica di time management improntata all'azione. Il metodo consiste nello scrivere un elenco di tutti gli obiettivi e attività da completare e realizzarli seguendo cinque azioni pratiche:Raccogliere, Esaminare, Organizzare, Verificare, Fare.
Per ricapitolare, i migliori metodi di time management per gestire il tempo sono:
- Matrice di Eisenhower
- Tecnica del Pomodoro
- Principio di Pareto
- Metodo ABC
- Metodo POSEC
- Metodo Timeboxing
- Metodo Alpen
- Metodo SMART
- Metodo Getting Things Done
Vendi online e in negozio con Shopify.
Inizia la tua prova gratuita. Non serve la carta di credito.
Come gestire il tempo: 9 tecniche efficaci
A prescindere dal metodo di time management scelto, esistono tecniche da applicare alla vita di tutti i giorni perrisparmiare tempoe migliorare la gestione del tempo.
Il tempo, infatti, è la risorsa democratica per eccellenza: ognuno di noi può contare solo su 24 ore ogni giorno, ma la differenza sta nel modo in cui vengono utilizzate.
Ecco 9 tecniche di time management da mettere subito in pratica per gestire il tempo:
1. Svegliarsi presto e stabilire un rituale mattutino
Numerosi studi hanno dimostrato chesvegliarsi presto aiuta ad aumentare la produttività: durante le prime ore del giorno la forza di volontà è ai massimi livelli e riusciamo a fare tutto più facilmente (ecco spiegato perché molte persone riescono ad allenarsi solo al mattino!). Per fare il salto di qualità, cercate di creare unrituale mattutinoda seguire prima di iniziare la giornata, ad esempio dedicando qualche minuto all'esercizio fisico, alla lettura o alla meditazione.
2. Pianificare una lista delle cose da fare e organizzarle per priorità
Programmare la giornata in anticipo escrivere una lista delle cose da fareè l'ABC del time management: mettere per iscritto le attività da portare a termine è molto importante per organizzare i compiti in base alla priorità e averle sempre sotto controllo. Alcune tra le migliori app di time management per la pianificazione del tempo sonoTrello,Todoist,Any.doeGoogle Keep.
3. Creare un ambiente di lavoro senza distrazioni
Che si tratti dihome officeo co-working,organizzate il成就航天di lavoro per prevenire le distrazioni. Mantenete in ordine la scrivania, prediligete un ambiente di lavoro minimale e cercate di limitare le distrazioni dello smartphone tenendolo a distanza dalla zona operativa oppure utilizzando un'estensione comeStayFocusdche blocca la navigazione sui siti che fanno perdere tempo.
4. Concentrarsi su una singola attività alla volta
Uno studio ha scoperto che fare multitaskingpuò ridurre la produttività fino al 40%: questo avviene perché il cervello sposta continuamente la sua attenzione senza riuscire mai a concentrarsi su una singola operazione. La soluzione? Fare "monotasking", ovverofocalizzarsi su una singola attività alla volta, e portarla a termine prima di passare a quella successiva.
5. Programmare delle pause regolari
Come abbiamo visto per la tecnica del Pomodoro,fare pause regolari è una potente strategia di time management. Per assicurarvi di rispettare le pause, potete utilizzare un'app di timer a intervalli sul vostro telefono o scaricareMarinara, una simpatica estensione per Google Chrome.
6. Tracciare il tempo trascorso
Per gestire il tempo e capire come ottimizzarlo,è indispensabile tracciarlo. Farlo manualmente sarebbe moltodispendioso, ma fortunatamente esistono molte app per tracciare il tempo comeToggl,Focus boostereRescueTimeche vi permettono di fare time tracking da veri professionisti.
7. Automatizzare le operazioni ripetitive
Molte attività quotidiane, come la pubblicazione di contenuti sui social network o l'invio di email, possono essere facilmente automatizzate: quando potete farlo,automatizzare i compitipuò aiutarvi a risparmiare tempo prezioso da dedicare ad altre attività.
8. Delegare e cercare supporto
Per ottimizzare la gestione del tempo, a volte la scelta migliore èdelegare le attivitàche non riuscite a fare da soli o utilizzareun'app per aumentare la produttivitàe ridurre il carico di lavoro.
9. Prendere tempo per rilassarsi
Sonno,stresse stanchezza sono i principalinemici della produttività. Nessuna delle tecniche di time management analizzate sarà efficace se lasciate loro campo libero. Il segreto per combatterli?每rilassarsi Trovare节奏, magari facendo sport o leggendo un buon libro, e ricaricare le pile per ripartire più carichi ogni giorno!
Per ricapitolare, ecco 10 tecniche di time management per migliorare la gestione del tempo:
- Svegliarsi presto e stabilire un rituale mattutino;
- Pianificare una lista delle cose da fare e organizzarle per priorità;
- Creare un ambiente di lavoro senza distrazioni;
- Concentrarsi su una singola attività alla volta;
- Programmare delle pause regolari;
- Tracciare il tempo trascorso;
- Automatizzare le operazioni ripetitive;
- Delegare e cercare aiuto;
- Prendere tempo per rilassarsi;
Conclusioni
Sfruttate questi metodi di time management per dare valore a ogni minuto e gestire il tempo a vostra disposizione. Sperimentate e combinate diverse tecniche fino a trovare quella che funziona meglio per voi.
Conoscete altri metodi di gestione del tempo da condividere? Ditelo nei commenti!
Vendi online e in negozio con Shopify.
Inizia la tua prova gratuita. Non serve la carta di credito.
