如何为你的企业聘请虚拟助理

当你开始创业的时候，你要OB欧宝娱乐APP做所有的事情:完成订单，回应客户，管理你的社交媒体，等等。

但是当我们追求创业的时候许多原因生活中时间的减少并不是其中之一。

这就是为什么许多电商企业家雇佣的第一个“雇员”是一个虚拟助手:能够承担日常工作和流程的人，这些工作和流程对企业的运营很重要，但不一定专注于企业的发展。

虚拟助理就像多了一双手，而不需要雇佣真正的员工。如果你经历压力还有其他伴随成功而来的“好问题”，也许是时候考虑雇佣自己的虚拟助理，把你的工作时间收回来了。

什么是虚拟助理(VA)?

虚拟助理(VA)是任何形式的远程帮助，您可以通过签订合同来转移工作量。他们可以在世界上任何地方运作，拥有多个客户，可以被雇佣来承担你的各种日常任务。

对于许多企业家来说，虚拟助理是一种常见的“首次聘用”，尤其是在在线企业中，他们没有全职员工的预算，也没有时间继续自己做所有的事情。

虚拟助理与自由职业者或传统员工的区别在于，虚拟助理是足智多谋的多面手(有时在营销沟通或设计等领域胜任)，他们执行任务或例行公事，而不是掌握企业的整个功能。ob欧宝娱乐app下载地址

虽然他们不是固定员工，但他们提供了一种负担得起的方式，可以持续帮助你运营企业，而无需雇佣全职员工(加上他们作为承包商的服务通常是可扣除的税款）.

一个虚拟助理不会建立你的整个网站，但他们可能会帮助你管理你的商店的一部分。他们可能不会编写和管理你所有的内容，但他们可能会帮助你进行研究。他们不应该承担你业务的全部功能，而应该拥有整个机器的特定过程或部分。

对企业家来说，放弃控制权是一件很难的事，因此聘请虚拟助理是练习小范围管理、授权和招聘等软技能的完美方式——所有这些都是成为一名优秀领导者的必要条件。

你可以把什么外包给虚拟助理?

虽然虚拟助理通常做大量的行政工作，但你也可以雇佣他们执行从销售到社交媒体管理等各种角色(如果你给他们明确的指导和指示)。

如果这是一个重复的例行公事，你可能会把它交给助理。如果你能把一个乏味的过程写在纸上，你可能会教你的助理如何做。

只要任务或过程是一个相当聪明和机智的人在得到明确指示时可以完成的，你就可以找一个虚拟助理来完成。

以下是你可以聘请虚拟助理为你做的一些事情:

• 客户服务:回复客户的电子邮件和电话。
• 社交媒体管理:策划内容，回复评论等社区管理任务。
• 研究:寻找博主/有影响力的人的列表，或策划统计数据或例子，你可以在一篇内容中使用。
• 存储管理:订单履行，库存管理，为你运营销售(你可以找到有Shopify经验的助理)。
• 数据输入：记账或者将不同来源的数据输入到电子表格中。
• 无约电话:打陌生电话(通常会提供对常见问题的脚本和录音回答)，安排你和潜在客户之间的会议。
• 个人的差事:在母亲节让人买花送到你的妈妈那里。

从上面的用例中，您已经可以看到，如果您将VA纳入您的日常工作，那么VA可以为您节省多少时间。

什么时候应该雇佣虚拟助理?

通常情况下，在你把任何事情交给虚拟助理之前，你都希望先亲自动手。这样，你就会知道如何教他们这个过程，你需要设置什么样的指导方针，以及好的工作是什么样的。

也就是说，即使是对一个相对年轻的企业来说，在以下一些条件下雇佣一个虚拟助理也是理想的:

• 您对业务中的某个流程非常熟悉，并且觉得可以轻松地将其传授给其他人。
• 你会发现自己在想:“如果我有时间，我可以做更大、更重要的事情。”
• 你有收入或可支配收入来买回你的时间。
• 有一项工作你会觉得非常累人，比如客户服务，这不是像你这样的人天生就能做的。你是一个内向的人回复几封邮件后，你会觉得筋疲力尽)。
• 你可能不需要全职的帮助，但每天只需要几个小时。
• 你已经探索IFTTT，Zapier，工具包(Shopify是免费的营销ob欧宝娱乐app下载地址聊天机器人),应用程序商店寻找简化流程的方法，并发现如果另一个人拥有它会更容易。
• 你对事业上的新成功感到不知所措，或者你朝九晚五的工作，同时也在建立自己的事业。

作为电子商务商店的老板，当你开始以稳定的速度销售时，客户服务可能是你想外包的第一件事。OB欧宝娱乐APP对许多人来说，与客户打交道是压力最大、最耗时的挑战之一。你卖的越多，花的时间就越多。

想想继续定期执行一项任务的机会成本．你的时间值多少钱?如果你每天花一个小时回答客户的问题，你可以用这些时间、精力和精力做些什么呢注意?

你可以放弃这些任务，用你新获得的时间去追求更大的利润和其他追求——以一个负担得起的价格。

一个虚拟助理要花多少钱?

虚拟助理的价格各不相同，通常情况下，美国虚拟助理的价格要高于海外虚拟助理。许多按小时收费。有些公司按任务或项目收费。有些人会在一定时间内接受统一费率。

在大多数情况下，按小时计算通常是最好的方式，特别是对于日常任务，您可以监视您的发票，以确保每小时的输出一致。

如果你勤奋并且愿意放眼国际，你有可能找到一个很棒的虚拟助理低至每小时3至10美元做客户服务这样的工作。这也取决于你想外包给他们的工作。记住，你通常是一分钱一分货，应该对任何潜在的雇员进行适当的审查。

如果你是一个忙碌的企业家，愿意支付更高的费用，你也可以聘请一个远程“行政助理”，他可以作为你的得力助手，代表你处理大量的商业和个人事务。

你雇佣虚拟助理的平台也会影响你管理这种关系所花的时间，这也应该与价格一起考虑。

如何雇佣你的第一个虚拟助理

并非所有的虚拟现实都是一样的。和其他员工一样，你需要仔细审查他们，首先要在简历中列出你的需求和条件OB欧宝娱乐APP工作描述．

但是在你写之前，确保你记录了你想要传递的过程。

1.在你外包它之前记录你的过程

与退伍军人合作并不像在电话里解释你想要什么并希望他们能做好那么简单。如果您先记录整个过程，并为他们创建遵循的指导方针，就可以确保错误更少，工作按您想要的方式完成。

如果它涉及到一个基本的例行程序，如管理商店的各个方面，你可以记录你的屏幕和每一次点击，而你自己使用它快速的时间或任何屏幕记录应用程序。

这种记录不仅能让别人更容易参与到这个过程中来，还能让你有意识地完成最终必须与虚拟助理沟通的每一个小步骤。

对于客户服务、社交媒体管理和其他VA将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道的任务，回顾过去的回复，为每个常见场景创建脚本或“罐装回复”，比如当客户询问订单状态或想要退款时。

有效授权的关键之一是预见共同的障碍，并就最佳行动方案提供建议。把这些规则写成条件规则:“如果X发生了，那么就做Y”。

还要考虑你在整个过程中使用的工具和平台，因为找到一个有使用某些应用程序(如Zendesk, Hootsuite, Facebook)经验的虚拟助理要比从头开始教一个人容易得多。

记住:你的目标是为自己创造更少的工作，而不是更多。

2.写一份职位描述来吸引合适的虚拟助理

为了找到合适的助理助理，你需要写一份职位描述来吸引拥有你需要的技能和品质的人。这将是你找到合适人选的第一个过滤器。

一定要包括:

• 你的业务规模(例如，你通常一天能得到多少销售/支持票)。
• 他们将使用的应用程序/工具。
• 过去的经历会让他们成功。
• 语言要求(如。如果他们将与美国的客户交流，“优秀的英语说/写”)。
• 他们将为你执行的任务的具体清单。
• 潜在雇员可能会搜索的关键词，比如“社交媒体管理”。

请随意修改以下客户服务助理的工作描述示例，以满足您的目的。

3.雇佣你的虚拟助理

虽然你可以在传统的招聘公告栏、论坛或社交网络上发布你的虚拟助理职位，但如果你考虑到缺乏质量控制或使用专门为此目的构建的平台所获得的优势，这通常是不值得的。

如果这是你第一次雇佣虚拟助理，特别是你的Shopify商店，我们建议你使用Upwork寻找负担得起的、有经验的帮助。

Upwork还提供了您需要的工具，使管理您的虚拟助理(s)更容易，包括:

• 确保整个市场质量的审查系统。ob欧宝娱乐app下载地址
• 一个时间跟踪功能，定期截图你的退伍军人的屏幕，使他们负责。
• 共享文件和反馈的聊天功能。
• 方便的发票和全球支付。
• 一份保密协议服务条款
• 通过代管服务支付，所以你只支付完成的工作。

一旦你发布了你的职位描述，你可以联系潜在客户或邀请虚拟助理来申请你的职位，然后等待，直到你开始得到一些回复。OB欧宝娱乐APP确保你通过Skype或谷歌Hangouts面试过任何潜在的员工，确保他们是合适的人选，然后再雇佣他们，从过去的客户那里寻找推荐信，以及其他可以证明他们过去作为虚拟助理表现的迹象。

管理虚拟助理

一旦你雇佣了你的虚拟助理，并使用你创建的文档让他们跟上进度，并建立了首选的沟通渠道(Skype、Hangouts、Slack或电子邮件)，你需要确保你只允许他们有限地访问你的商店、社交账户或其他他们用于执行工作的东西。

信任是你和虚拟助理之间关系的重要组成部分，你应该让他们通过他们的表现来赢得信任。因此，避免给他们你的帐户的登录凭证，并选择有限制的用户权限。

4.保护您的信息和帐户

在Shopify商店中，您可以根据需要执行的任务，将虚拟助理添加为具有特定权限的Staff Account。

您可能使用的大多数工具都为其他用户提供某种形式的有限访问权限。

在Facebook的页面管理器中，你可以给他们指定一个特定的角色，这样他们就可以策划和发布内容。在Zendesk或者无论您使用什么客户服务软件，您都可以将它们添加为具有响应支持票能力的新用户。使用Paypal商业账户，你可以给他们特定的用户权限，这样他们就可以在不提供你的信用卡信息的情况下进行支付。在Gmail中，您可以设置电子邮件委托，以便他们可以代表您查看和回复电子邮件。

如果你通过Oberlo和速卖通投递，你可以让他们访问你的速卖通账户，并保存支付选项，随时可以使用，监视你的交易历史，以发现你需要解决的任何行为。

由于虚拟助理与多个客户合作，有时与同一细分市场的竞争对手合作，让他们签一份协议是明智的保密协议．毕竟，你不希望他们泄露你的秘密。一些平台，比如Upwork，在他们的服务条款中就包括了这一点，但在你把任何可能被你或竞争对手用来对付你的信息交给你的VA之前，一定要仔细检查。

5.建立一个让他们负责的制度

很难衡量你的助理应该以什么样的速度工作，或者他们每小时应该完成多少工作。这就是为什么执行时间跟踪很重要。

虽然有免费的工具，如TogglUpwork有一个强大的时间跟踪功能，它还会定期截屏你的助理的屏幕。

虽然理想情况下你希望你的助理独立工作，没有太多监督，但每隔一段时间就和他们核对一下，看看是否有方法可以简化流程或改进他们的工作。

你甚至可能会发现你的虚拟助理找到了比你规定的更好的方法来完成任务，或者他们对你的业务非常熟悉，开始像全职员工一样提供新的建议。OB欧宝娱乐APP

一旦你的虚拟助理对他们的任务感到满意，你甚至可以考虑扩大他们的角色，外包更多的流程，或者雇佣一个额外的虚拟助理来管理你业务的另一个方面。

其他可以雇佣虚拟助理的地方

而Upwork是一个很好的选择，雇佣一个可以承担你的电子商务业务在美国，还有很多其他的方法可以雇佣一名虚拟助理，这些方法各有利弊。

对于只偶尔需要的可负担得起的按需虚拟助理，您可以使用花哨的手访问一个可以完成一次性任务的虚拟用户池。它更适合外包个人事务(安排会议或为你协商电话费)，或项目的一部分，而不是整个过程，因为你不会每次都得到相同的VA。

Zirtual对于在企业运营的一个或多个方面都有经验和技能的美国虚拟行政助理来说，这是另一个受欢迎的选择。它们的价格会更高(每月398美元起)，OB欧宝娱乐APP但可以在每个月为你处理工作和个人任务。

你也可以在这些平台之外雇佣代理机构和独立的虚拟助理，但你可能需要自己处理许多细节，如寻找一个好的时间跟踪工具和执行保密措施。

学会放手

有趣的是，创业的目标不只是拥有一家企业，而是尽可能多地放弃它，把部分留给有能力的人，这样你的企业就可以在没有你全部注意力的情况下维持下去。

对于许多喜欢控制的企业家来说，外包可能是一种不自然的做法。但这是实现难以捉摸的目标的关键考虑因素工作和生活的平衡当你一个人做所有事的时候就更难了。

雇佣一个虚拟助理可以让你把注意力集中在最重要的事情上——发展你的生意，花时间和家人在一起，或者只是给自己多一点时间喘口气。

特别感谢Corey Ferreira分享了他雇佣虚拟助理来帮助他运营6位数的电子商务商店的技巧和过程。

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