什么是采购订单?
采购订单(PO)是买方签发的一份正式文件，承诺向卖方支付未来将交付的特定产品或服务的销售费用。
对买方来说，这样做的好处是可以不立即付款就下订单。从卖方的角度来看，PO是一种向买方提供无风险信用的方法，因为买方有义务在产品或服务交付后付款。
每个PO都有一个与之关联的唯一编号，帮助买方和卖方跟踪交货和付款。一揽子订单是一种持续购买产品或服务的承诺，直到达到某个最大值为止。
采购订单上写的是什么?
除其他事项外，PO规定:
- 购买的数量
- 被购买的产品或服务
- 具体的品牌名称、sku或型号
- 单价
- 交货日期
- 交货地点
- 帐单地址
- 付款条件，如货到付款或30天付款
如何使用采购订单?
PO简化了购买过程，通常是这样的:
- 买方决定为其业务购买产品或服务
- 公司向卖方发出PO，通常使用电子方式采购订单模板
- 卖方收到订单并确认公司可以完成订单
- 如果没有，卖方将告诉买方订单无法完成，并取消PO
- 如果订单可以完成，卖方就开始通过收集库存或安排必要的人员来准备订单
- 订单发货或提供服务时，装箱单上有PO号，以便买方知道哪个订单已经到达
- 卖方使用PO号为订单开具发票，这样就可以很容易地将其与发货信息进行匹配
- 买方根据PO中规定的条款支付发票
采购订单的优点和缺点
使用POs的原因有很多，其中最重要的是:
- 提高了库存和财务管理的准确性
- 更好的预算，因为在PO发出之前需要有资金可用
- 更快的交付，因为POs可以在买家需要的时候帮助安排交付
至于缺点，有几个:
- 小笔交易需要更多不必要的文书工作
- 从财务的角度来看，信用卡也可以达到同样的目的