如何为您的企业聘请虚拟助理

作为一名企业主，你要完成所有的管理任务:填写订单、回应客户、营销业务以及日常运营。ob欧宝娱乐app下载地址

虽然有创业有很多原因时间少不是其中之一。

这就是为什么虚拟助手应该是第一个“雇佣”在线企业主承担日常任务和流程的人，这样他们就可以专注于发展业务。

虚拟助理(VA)就像有了一双额外的手，而无需雇佣全职员工的开销。如果你正在经历随着成长而来的“好问题”(比如压力当你的待办事项清单变得更加单调乏味时，也许是时候雇佣一个虚拟助手来收回你一天中的几个小时了。

在雇佣你的第一个虚拟助理时要考虑这些事情

• 什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?
• 什么时候你应该雇佣一个虚拟助理?
• 一个虚拟助手要花多少钱?
• 在哪里可以聘请到顶尖的虚拟助理?
• 如何雇佣你的第一个虚拟助理
• 如何与VA一起分配和征服你的工作日

什么是虚拟助理(VA)，他们如何提供帮助?

虚拟助理是一名高效的多面手，他们远程工作，执行委托给他们的任务或流程，例如回复电子邮件、安排社交媒体内容和输入数据，通常按固定小时收费，或按每月固定小时收费。

VA可以作为A来操作数字生活在世界任何地方，管理多个客户，并且通常在内容写作，簿记或设计等领域有能力。

你可以雇佣一个虚拟助理来做什么?

虚拟助理不会承担你业务的全部功能，而是拥有特定的流程或任务。例如，虚拟助手不会建立你的整个网站，但他们可以帮助你管理你的在线商店的一部分。欧宝体育官网入口首页他们可能不会写和管理你所有的内容，但他们可以帮助研究或产品页面更新。以下是虚拟助手可以提供帮助的其他功能:

• 回复客户邮件、社交媒体评论和电话
• 执行社区管理比如审核Facebook广告上的评论，或者监控Twitter上的用户粘性机会
• 建立基于特定标准的博主/影响者外展列表
• 为即将发布的内容研究统计数据和示例
• 处理客户的订单和退货(你可以找到专门使用Shopify的客户助理，或者指导他们如何遵循流程)
• 执行记账将不同来源的数据输入到单个电子表格中
• 在提供了如何回答常见问题的脚本和指导方针的情况下进行销售电话
• 为你安排会议或预约
• 处理远程友好的个人事务，如订购鲜花或在线礼物(一些虚拟助理服务使他们能够代表你购物)

什么时候你应该雇佣一个虚拟助理?

虽然虚拟助理不是永久雇员，但他们提供了一种经济实惠的方式，可以持续帮助您运营业务，而无需全职雇佣的任何额外费用(加上他们作为承包商提供的服务)可扣除的税款）.

如果出现以下情况，你可以考虑聘请虚拟助理:

• 你工作在你的生意比在你的业务因为你被管理任务压得喘不过气来，你觉得任何一个有条理、有能力的人都可以在电脑上做得一样好。
• 你愿意每个月花100到3000美元来买回你的时间，这取决于你需要一个值得信赖的专业VA的时间、时区和技能。
• 您已经知道您想要外包的特定重复性任务和流程，例如客户服务(例如:你是个内向的人)或簿记
• 你最大的弱点是组织和管理。从贸易上讲，虚拟企业是有组织和高效的，同时也是许多实力在别处的个体企业家的“问责伙伴”。
• 你感到被业务的增长压垮了或者是忙碌的父母，或者是朝九晚五的上班族，同时还在做自己的生意。

由于虚拟助理是一名合同工，而不是全职员工，所以雇佣他们的时间长短取决于你。雇佣退伍军人的一个被低估的好处是，他们也可以委派一些与工作无关的差事。

当你的工作和个人生活特别繁忙的时候，你可以雇佣一名退伍军人。以下是一些你可以委派的任务:

• 比较购买家具来布置你的新房子

• 为网红外展创建详细的电子表格，包括Instagram处理、联系信息、受众规模和参与率

• 为个性测验进行研究，并将其写在一份文件中

虚拟助手可以做你不喜欢的必要工作，并为你腾出精神空间(和时间)来处理你喜欢的工作(即商业战略)。

什么时候不应该雇佣虚拟助理?

聘请虚拟助理并不意味着有人会过来接管你的业务，这样你就可以在海滩上享受每周4小时的工作。

在你雇佣一个退伍军人之前，了解执行你想要外包的任务或流程所需要的步骤。你信任他们代表你的品牌，与客户交谈，甚至可能代表你付款，所以你需要教会他们如何做。

虚拟助理的工作不是为你设置系统，而是在你为他们设置的系统中执行。

如果出现以下情况，不要雇佣虚拟助理:

• 你没有准备清楚的指导方针、护栏和分步说明。否则，虚拟助理最终会花费你更多的时间，而不是节省你的时间，因为你需要微观管理他们的工作。
• 你需要专门的主动支持。一个VA可能会接触到不同的环境，但不一定对你的环境有深刻的经验。如果这就是你想要的，考虑雇佣一个专业的自由职业者。（Shopify专家例如，他们是对Shopify生态系统了如指掌的自由职业者和代理商。)
• 你没有时间花在培训和反馈上。随着时间的推移，大型虚拟资产最终需要的监管会越来越少。但无论他们有多少经验，他们都是在开始一份新工作，需要入职培训。OB欧宝娱乐APP
• 您没有首先考虑自动化就跳到外包。一般来说，如果您想要外包的流程可以用“如果发生了这个特定的事件，那么执行那个特定的操作”来表示，那么自动化它可能更具成本效益Shopify应用，Zapier，或其他内置的软件自动化和集成。

在使用Shopify Flow进行外包之前实现自动化

Shopify Flow允许您通过在Shopify商店内自动化特定流程来消除重复的任务。你可以在Shopify或兼容的应用程序中选择一个触发器，选择一个变量来检查(比如一个特定的数字或标签)，然后在满足条件时执行一个动作。

Shopify Flow可在Shopify Advanced和Shopify Plus计划中使用，并且可以:

• 当库存不足时，通知供应商或特定员工
• 给第二次下订单的客户发一封手写的感谢信
• 添加订单信息到谷歌表格或Asana板
• 创建分支逻辑，以根据场景执行不同的工作流

安装Shopify Flow

一个虚拟助手要花多少钱?

虚拟助理的价格从每小时5美元到50美元以上，美国和专业的虚拟助理的成本高于海外和专注于管理的虚拟助理。许多公司按小时收费。有电荷a每月留存金额在500美元到4000美元或更多在固定的时间内。也有虚拟助理服务是按任务或项目收费的，这些服务可以低至每月20美元。

在大多数情况下，小时费率通常是最好的开始方式，特别是对于日常任务，所以你可以监控你的发票，以确保有一致的小时输出。

如果你是一个忙碌而成熟的企业家，并且愿意支付更高的薪水，你也可以雇佣一个行政助理,他可以作为你的得力助手，支持你的业务，同时也代表你处理各种业务和个人任务。

你雇佣虚拟助理的平台也会影响你管理这种关系所花费的时间，除了价格之外，你还应该考虑这一点。

一些平台提供:

• 内置合同和保密协议(nda)
• 允许您的VA为您进行购买的门户
• 安全登录信息和文件共享
• 时间跟踪和报告功能
• 委派策略会议，帮助您将虚拟助理集成到您的业务中

在哪里可以聘请到顶尖的虚拟助理

虽然你可以通过招聘板的传统方式招聘虚拟助理，但也不乏虚拟助理市场、代理机构、技术支持服务和独立承包商，它们可以根据你的价格和需求帮助你找到合适的人。ob欧宝娱乐app下载地址

这里有一些地方可以让你开始寻找聘请虚拟助理的机会OB欧宝娱乐APP。

1.自由市场ob欧宝娱乐app下载地址

自由职业者市场是一个ob欧宝娱乐app下载地址很好的起点，如果你有特OB欧宝娱乐APP定的需求，并且不介意花一些额外的时间来登录他们，就可以找到一个专门的虚拟助手。

Upwork，大师，和Fiverr都是招聘虚拟助理的热门自由职业市场，如果你要ob欧宝娱乐app下载地址走这条路，你可以优先考虑你的行业或指定基本技能作为你搜索的一部分。

许多自由职业市场包括:ob欧宝娱乐app下载地址

• 确保质量和透明度的审查制度

• 用于共享文件和反馈的聊天功能

• 简单的发票和全球支付

• 保密协议建立在他们的服务条款

• 通过代管服务付款，这样你只需为完成的工作付费

定价:每小时3至90美元(或更多)。

任务介绍:无论你需要做什么，你都可以在市场上搜索专门针对你的利基和需求的独立虚拟助理。ob欧宝娱乐app下载地址

最好的:有特定定价或技能的企业家，有时间面试、审查和手动安装虚拟助理。

2.时间等

时间等将企业和忙碌的专业人士与一个在经营企业的许多方面经验丰富的美国虚拟助理联系起来。

该公司提供免费试用和退款保证，所以这是一个低风险的试驾选择，雇佣一个虚拟助手可以为你的企业做些什么。

价格:OB欧宝娱乐APP起价为每月310美元，每月10小时。

任务介绍:时间等虚拟助手可以接管电子邮件管理、网站更新、数据录入、社交媒体管理、安排会议、撰写内容、发送发票和费用以及个人任务。

最好的:想要管理服务和可预测价格的美国虚拟助理的企业家，他们可以在工作周内提供服务。

3.翼

Wing是一个“产品化”的虚拟助手服务。该服务使用技术为用户提供更好的体验，比如工作流构建器、登录共享和项目管理板。

您可以将任务添加到队列或构建您想要移交的工作流，并且您可以通过他们的平台、电话、Slack或文本与您的VA进行通信。

价格:OB欧宝娱乐APP起薪为每月600美元，每月80小时。

任务介绍:Wing虚拟助理将管理电子邮件、网站更新、数据输入和社交媒体管理，并发送发票和费用。

最好的:希望获得可负担的美国增值服务的托管服务和可预测定价的企业家。

4.花哨的手

花哨的手是一种低成本的产品化服务，用于将任务委托给美国的虚拟助手。使用基本计划，你不会得到一个专门的虚拟助手，而是得到一组相当于20分钟工作的“请求”，每个请求都可以滚动未使用的请求。你也可以以更高的费用申请一个专门的VA。

Fancy Hands是成本最低的虚拟助理服务之一，它的功能包括虚拟助理能够代表你付款或打电话。

价格:OB欧宝娱乐APP起价为每月17.99美元，可申请5次(按月滚动)。

任务介绍:Fancy Hands助手可以安排会议、协商电话账单、研究主题、执行数据输入和执行其他一次性任务(需要专门的VA来移交流程)。

最好的:委派个人任务和跑腿。

如何雇佣你的第一个虚拟助理

并不是所有的va都是一样的。像任何其他员工一样，你需要审查他们，首先在职位描述中描述你的需求。OB欧宝娱乐APP

但在你写这篇文章之前，要确保你已经准备好了合适的入职资源。

1.在外包之前将流程记录下来

与退伍军人事务部合作并不像在电话里解释你想要什么，然后希望他们做得对那么简单。如果您记录整个过程并创建指导方针供他们遵循，则可以确保更少的错误，并以您希望的方式完成工作。

如果它涉及到一个基本的例行程序，比如管理你的商店的各个方面，有很多有效的方法来记录这个过程:

• 使用织机记录你的屏幕和你做的每一次点击，而你自己在做。

• 可视化您的工作流程米罗包括在不同的分支场景中该做什么或说什么。

• 创建一个小的资源中心或清单概念或谷歌驱动。

这不仅让你更容易让别人参与到你的流程中来，还能让你仔细考虑你需要与虚拟助理沟通的每一步。

对于客户服务、社交媒体管理和其他你的虚拟助理将直接与客户、合作伙伴或供应商打交道的任务，浏览你过去的回复，并为每个场景创建脚本或“罐装回复”。考虑这样的情况，比如当客户询问订单状态或想要退款时。

记住:你外包的目标是为自己创造更少的工作，而不是更多。

妮可·马丁斯·费雷拉连续创业家、经营过几家Shopify商店并与虚拟助理合作的他表示:“培训不应该只是创建一个简单的文件，上面写着要遵循的指导方针。通常情况下，虚拟助理需要你提供的所有背景信息，才能在几乎没有监督的情况下取得成功——这样他们就可以为你的客户提供服务，从而给你的品牌带来积极的体验。”

2.写一份工作描述来吸引合适的虚拟助理

为了找到合适的虚拟助理，你需要写一份工作描述，以吸引具有你需要的技能和品质的人。这是一个寻找合适人选的过滤器，把你的需求写在纸上是一个很有用的练习。

一定要包括:

• 你的业务规模(例如，你通常得到多少销售/支持票)

• 过去的经历会让他们成功

• 语言要求(例如，如果他们将与美国客户沟通，“优秀的口语/书面英语”)

• 他们将为你执行的具体任务清单

• 必备技能

• 您将提供的资源(例如，客户服务脚本)

• 潜在员工可能会查找相关关键词，比如“社交媒体管理”。

重要的是要考虑你在整个过程中使用的工具和平台，因为找到一个有使用某些应用程序经验的VA(例如Zendesk, Hootsuite, Facebook)要比从头开始教一个人容易得多。

您可以使用下面的示例虚拟助理职位描述，并根据您的目的进行调整。

3.雇佣你的虚拟助手

虽然你可以在传统的求职板、论坛或社交网络上发布你的虚拟助理职位，但考虑一下使用专门为雇佣这类承包商设计的平台所带来的好处。

相反，从上面提到的OB欧宝娱乐APP自由职业者市场和虚拟助理服务提供商开始搜索。ob欧宝娱乐app下载地址

通过Zoom或Google Hangouts面试任何潜在的员工，特别是如果你通过市场找到他们。ob欧宝娱乐app下载地址寻找过去客户的推荐信和其他证明他们过去作为虚拟助理表现的迹象。

让你的客户经理融入你的业务，这样你就能了解他们擅长的地方，他们也能理解你的业务。如果你过于信任虚拟助手，事情可能会出问题。

费雷拉说:“我在与客户支持虚拟助理合作时犯的最大错误是，我相信他们可以在未经批准的情况下在我们的社交媒体账户上发布内容。”

“有一次，他们发布了一个冒犯性的表情包，如果我继续监督他们的工作，这个表情包会立即被拒绝。虽然你可能想给人们自主权，这样你就可以专注于其他优先事项，但你要么充当最终审批者，要么确保你给出的背景超越任务，进入细微差别，比如你的受众是如何思考的，以及你的利基市场的包容性。”

4.保护您的信息和帐户

一旦你雇佣了你的虚拟助手，建立了沟通渠道，并为他们的成功进行了培训和设置;你需要确保你只允许他们访问你的商店、社交账户或其他他们用来完成工作的东西。

如果您没有使用专为安全登录共享而设计的虚拟助理服务，请使用密码管理器最后通过;免费计划允许您与另一个用户(即您的VA)共享每个密码。

在你的Shopify商店中，你还可以将你的虚拟助手添加为一个员工帐户，根据他们需要执行的任务拥有特定的权限。

你已经在使用的大多数工具都可能提供有限的权限来与他人合作:

• Facebook的页面管理器允许你分配特定的角色，这样虚拟助手就可以管理和发布内容。

• 客户服务工具允许您添加具有响应支持票据权限的新用户。

• PayPal商业账户允许你指定用户权限，这样虚拟助手就可以在不提供信用卡的情况下进行支付。

• Gmail有一个电子邮件授权功能，这样你的VA就可以代表你或在你的电子邮件地址下查看和回复电子邮件。

由于虚拟助理要与多个客户合作，有时还要与同一利基市场的竞争对手合作，让他们签个保密协议。

毕竟，你不想让他们泄露你的秘密。许多自由职业者市场和虚拟助理服ob欧宝娱乐app下载地址务都为你提供了这方面的服务，但在你向VA提交任何敏感信息之前要仔细检查。

5.监控他们的表现，并随着时间的推移发展他们的角色

很难衡量你的虚拟助手应该以什么样的速度工作，或者他们每小时应该完成多少工作。这时就需要时间追踪了。

许多虚拟助理都有系统可以帮助他们跟踪时间，并将其报告在您的发票上，但也有时间跟踪工具，如Toggl你可以探索。

虽然你希望你的VA在没有太多监督的情况下运作，但要定期与他们联系，看看是否有方法可以简化流程或改进他们的工作流程。

你甚至可能会发现你的虚拟助手找到了比你规定的更好的方法来完成任务，或者他们已经非常熟悉你的业务，开始像全职员工一样提供建议。OB欧宝娱乐APP

一旦你的虚拟助理适应了他们的任务，你可能会考虑扩大他们的角色，外包更多的流程，或者雇佣一个额外的虚拟助理来管理你业务的其他方面。

如何用虚拟助手划分和征服你的工作日

仔细想想，创业的目标不是拥有一家公司，而是把它的一部分交给有能力的人，这样你的公司就可以在没有你全部注意力的情况下运行。

对于喜欢控制的企业家来说，外包可能感觉不自然。但这是成功的关键工作和生活的平衡。当你独自完成所有事情时，做到这一点就更难了。

雇佣一个虚拟助理可以让你专注于最重要的事情——发展你的业务，与家人共度时光，或者只是给自己一些喘息的时间。

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