借贷并不是一个新想法。事实上，债务的概念——在未来的某一天欠某人某物——甚至早在货币出现之前就存在了，已知的最古老的有记录的债务制度可以追溯到公元前3500年左右。在这种制度下，苏美尔农民会用货物交换货物，或者，如果他们手头没有货物，他们会用货物的概念在未来的某一天交付。换句话说，他们产生了债务。
在现代商业世界中，债务被记录在一个叫做应付账款。一旦货物交付，你就在应付账款中记录所欠的金额，这笔金额一直保持到债务支付为止。
跟踪应付账款是评估公司当前财务状况的关键。它还有助于管理现金流，满足与供应商的最后期限，确保准确性财务报表,识别和消除不必要的开支，并为长期业务增长制定计划。
是什么应付帐款(AP)?
应付帐款(AP)帐户是否代表公司的短期债务。本质上，这个数字代表了一个企业欠其他企业的所有钱。这个帐户列在资产负债表,这是一个主要财务报表也是公司的一部分总分类帐。
应付账款包括公用事业和设施成本、租金、许可证、未偿付的供应商或承包商发票和其他每月费用。AP也被用作公司的简称应收帐款部，哪一个人或部门负责管理公司所有未偿还的财务债务，并将其记录在资产负债表下应付账款,以及处理支付。
如何应付账款流程工作吗?
管理应付账款工作原理如下:
- 你的公司提交采购订单或者和供应商签订合同。
- 商品或服务交付，并且供应商向应付帐款部。
- 的AP部门记录的和供应商发票作为对应付账款。
- 的AP部门向企业所有者、CFO或授权批准费用的另一方请求批准支付发票。
- 一旦收到批准，该部门就处理发票和借方的付款应付账款支付的金额。
注意这一点很重要应付账款量化总短期债务用r用正数表示负债。这就解释了为什么应付账款当a供应商发票收到。一个应付账款余额5000美元意味着你的公司欠债权人5000美元。出现负结余是不寻常的，这意味着贵公司支付了过多的费用商品或服务还欠他钱。
应付账款自动化软件
管理美联社的过程可以通过使用应付账款自动化软件．本软件采用自动发票的处理读取和数字化供应商发票的技术，将发票与采购订单,并将适当的金额贷给应付账款。美联社自动化不需要您或您的团队成员在此任务上投入时间，并减少了人为错误的可能性。当收到批准并付款时，该软件将自动扣款应付账款,保持你的资产负债表有条理，及时更新。
美联社自动化软件也可以生成其他财务报表,包括收入报表而且现金流量表。这些报表一起提供了通过您的企业的资金流动的记录资产负债表提供您当前财务状态的快照损益表(也称为损益表)显示在一段时间内的收益或损失现金流量表在此期间，资金是如何流入和流出的。
应付账款vs。应收账款
在权责发生制会计方法下，应付账款与应收账款帮助企业管理现金流，并提供公司整体流动性的清晰图景。
而应付账款追踪你的生意欠下的钱，应收账款追踪客户或其他债务人欠你公司的钱。两家公司的账户都被追踪资产负债表。一个平仓应收在收到付款之前，通过向客户提供信贷来记录购买行为。一旦收到付款，你的会计团队将借方应收账款为支付金额，并将信贷申请到您的收入帐户。
应付账款vs。贸易应付款项
尽管这些术语有时会互换，应付账款不一样吗贸易应付款项。贸易应付款项代表商品和库存——比如说，你用来缝被子的布料或办公室打印机的墨粉。应付账款,另一方面，是一个总称，指的是公司的所有未偿还债务。租金、公用事业费、软件许可证和专业组织的会员资格都属于这类开支的例子应付账款但不是在t下条应付款项。
可以将这些视为嵌套的帐户—总数应付账款包括对其他公司的所有未偿付债务贸易应付款项的子集。应付账款帽子到期，以交换库存项目。
最终的想法
跟踪有很多好处应付账款。知道你欠了多少钱(以及什么时候欠)对企业主有帮助管理现金流并计划履行所有未履行的义务。你的AP部门(或应付账款自动化软件)还可以有策略地安排偿还债务的时间，让你在因税务或业务相关原因而明智时，手头的现金更少。