采购订单:我如何创建、管理和使用它们?

采购订单是一份正式的文件，其中您的零售商店承诺从供应商购买商品。它包括买方和卖方的名称、他们的公司信息以及所购买的产品数量。

提前订购库存是很有诱惑力的以防万一你出卖了自己。但企业仍然按兵不动价值1.35美元的库存对于每一美元的销售额来说——这种膨胀有很多原因。其中之一是无法跟踪你向供应商下的订单，导致你的库存水平很高，仓储成本也很高。

使用采购订单系统有助于缓解这个问题。你就能更好地做到预估需求并订购未来库存，改善现金流，并防止在整个订单过程中出现任何订单错误。以下是如何在你的零售店使用它们。

什么是采购订单?

当使用采购订单(PO)时，您的零售商店承诺从客户那里购买产品供应商或供应商。如果你的服装pos店例如，从制造商那里采购500件t恤，你会给他们发订单。这是你从供应商那里购买一定数量库存的承诺。

虽然这听起来像是订购过程中的另一个不必要的步骤，但为您即将购买的商品创建PO有助于跟踪即将到来的库存。您不仅可以知道您从每个供应商订购的SKU数量，而且还可以使用您的PO信息来了解现金流。你的未付款订单总额是你承诺在未来几个月支付给供应商的钱。

供应商还使用PO将事情安排到位，以便能够在特定日期交付买方订购的货物的质量和数量。

采购订单和发票之间的差异

采购订单是一份法律文件，它表明你承诺根据商定的时间表支付一定的价格来换取商品或服务。

发票，是继PO之后的一个单独的文件。这是供应商正式要求为po中列出的商品或服务付款的地方——通常是在它们已经完成、制造或运输的时候。要查看发票的行动，请查看我们的免费发票生成器。

此发票包含付款详细信息(例如供应商的银行信息或通过信用卡付款的链接)、与之相关的采购订单号及其到期日(通常在收到后或30天内)。

采购订单是什么样的?

采购订单里有什么?

每个采购订单都需要以下信息:

• 订单日期
• 订单数量
• 交货日期
• 送货方式
• 买家信息(公司名称，邮箱地址，收货地址)
• 供应商信息(公司名称、电子邮件地址和账单地址)
• 订购的物品(SKU或物品编号、描述、物品数量和价格)
• 总价
• 税务信息

采购订单示例

下面是零售商店PO的示例。该文件概述了供应商的信息、订购的项目、数量和运输条款。

采购订单模板

需要帮助创建您自己的PO?使用Shopify的免费服务采购订单模板。输入所需的信息(包括您的商店地址、供应商公司信息和订购的商品)，以便将电子采购订单直接发送到您的电子邮件地址，以便转发给供应商。

请使用免费PO模板

采购订单是如何工作的?

采购订单流程

考虑在您的零售店使用采购订单吗?以下是订单流程。

1. 你决定购买新的库存。
2. 你起草一份购买订单，说明你想购买的产品、数量、交货日期和你的预算。
3. 您将PO发送给理想的供应商。
4. 供应商接受完成PO中列出的订单(如果他们无法完成，则取消订单)。
5. 供应商根据您的购买订单细节创建包装单，并通过制造和运输到您的商店来完成订单。发货包上有PO号，这样你就知道什么时候到货了。
6. 供应商将PO转换为发票。
7. 你根据发票上的付款条款向供应商付款。

谁发出采购订单?

买方负责发出采购订单。例如，如果您正在为零售商店订购库存，那么创建PO就是您的工作。如果你正在为另一家公司完成订单，他们的工作就是签发订单。

根据你商店的大小，你可能有一个财务部门，采购部门，或应付账款团队来签发POs。如果没有，通常由店主或店长负责。

谁批准采购订单?

供应商(制造商、承包商或其他)负责批准采购订单。例如，如果您已经为您从供应商订购的库存发出了PO，那么他们的工作就是批准它。

一旦批准，订单就成为具有法律约束力的合同。您正式承诺为采购订单中列出的商品向供应商付款。

如何跟踪采购订单

有多种方法可以跟踪采购订单。Excel电子表格通常是刚刚掌握它们的企业的首选。唯一的问题是什么?它们很笨重、令人困惑，而且很快就会变得不准确——尤其是当您忘记在订单发出、批准或转换为发票后更新电子表格时。

抛弃电子表格，使用订单管理系统。应用程序等健壮结实的与您的Shopify商店同步，以便您可以从后台办公室创建和跟踪POs。

上传与您合作的每个供应商的公司信息。当您需要创建一个新的PO时，选择供应商。Stocky将创建一个预先填写联系信息的PO。只需复制并粘贴订单的条款——订购的项目、数量和交货日期。

最棒的是什么?你永远不会陷入困境，也不会在不知不觉中超支。使用PO报告仪表板实时查看您欠每个供应商多少钱。

使用采购订单的好处

跟踪订单

库存补充计划是困难的，特别是如果你有大量的库存sku。“我忘记为下个月补充库存了吗?”当你在车间里转来转去时，这个问题可能会在你的脑海中盘旋。

太晚补充就有风险了畅销货快卖完了。如果做得太早，你就会在仓库里留下太多的产品。两者都是代价高昂的错误。

然而，使用采购订单系统显示所有即将到来的订单，所以你确切地知道你支付了什么费用以及你订购了哪些项目。在Stocky内部，PO报告详细信息如下:

• 你发订单的那个供应商
• 总成本
• 您订购的产品
• 他们什么时候到
• 你是否支付了供应商提供的发票

您甚至可以在Stocky中为每个供应商设置库存水平限制。例如，如果您尝试为80个项目创建一个PO，但您的供应商有100个最低订单要求，则PO将更新以反映这一点。不需要来回延迟。

避免重复

你的同事下了下个月库存的订单了吗?通过在您的购买过程中实现PO，只需查看您的PO系统就会显示答案-防止您两次购买相同的商品。

防止订单错误

如果你是通过电话下订单，那么某些事情被误解或误听只是时间问题。制造商认为你订购了90件t恤，而事实上，你说你需要19件。你收到了一个巨大的订单，并收到了一张昂贵的发票。

根据丹尼尔卡特，SEO经理Skuuudle“为了准确地解释所有的采购事实，采购订单准确地记录了您订购的产品和价格。这种类型的文书工作可以保护您避免任何订购错误，例如有人误解了通过电话完成的订单。

当在订购或应该订购的产品方面存在分歧时，您的团队可以参考POs。有了这些文档，您将成为解决内部错误以及您与供应商之间出现的问题的宝贵工具。

法律文件

一旦订单被供应商批准，您就有法律义务支付他们所包含产品的详细金额。虽然这听起来可能很可怕，但这对卖家来说是有利的，因为你可以在不立即付款的情况下订购新商品。现金流立即好转。你有一个更长的周期来产生足够的利润来支付未来的股票。

同样的法律保护也适用于您向其发送POs的供应商。他们有信心为你的商店提供你订购的产品，因为他们知道发票和付款会随之而来。

提高效率

库存管理是一个耗时的过程。这也是让你的零售店维持运营的活动。没有库存就等于没有东西可卖，总收益为0美元。

采购订单使库存管理过程更加有效。作为PO工作流程的一部分，您将了解库存水平并跟踪从供应商订购的项目的成本。模式会随着时间的推移而出现。

假设在你实施POs之前，你每月下200个单位的订单。有些月你卖完了;其他的你会被困得更久一点。新的订单系统显示现有库存水平与您的新订单数量。所以，如果你发现上个月还剩下150件，就把本月的PO改成50件。你将防止库存膨胀和积累大量的库存，变得越来越难以转移。

支持扩展

作为一家小型零售企业，订购库存可能感觉不太费力。但如果你计划随着客户群的增长而扩大产品线，POs会让这个过程更容易。组织即将到来的订单、防止重复和纠正订单错误的责任并不落在你身上。

使用采购订单和一个系统来组织它们，让你的基础正确。培训新的零售员工如何使用您的采购订单。创建自动生成表现最佳的股票降到某一水平以下。将来，雇佣一个财务部门来批准订单，防止超支。从长远来看，这会让事情变得更容易。

采购订单的类型

标准或一次性采购订单

标准采购订单是最常见的订单类型。它们用于一次性购买。例如，如果您为一家快闪店向供应商订购了500支钢笔，那么您将使用一次性购买订单。

计划采购订单

当您与供应商有重复或定期订单时，将创建计划采购订单。假设你计划从制造商那里购买1200件，但不是一次性购买，而是将它们分成200件的订单，在接下来的六个月里购买。你有6个计划POs。

一揽子采购订单

一揽子采购订单是最模糊的类型。这是买卖双方以交换货物换取付款的协议，但具体细节有待确认。您可以使用一个可信赖的制造商的毛毯PO。

合同采购订单

合同采购订单不一定是正式的采购订单;它不包含任何与所购买产品相关的具体信息。它更像是买方和卖方之间的一份全面协议，明确了未来任何订单的交货、税收和付款条款。另一种类型的po是计划的、一次性的或全面的po。

购买订单是否适合你的零售店?

采购订单可以帮助零售商跟踪收到的订单，进一步提前承诺库存，并防止订单不符。如果你的供应链过程中出现问题，他们还会提供法律文件。

确定您的业务所需的订单类型，然后使用像Stocky这样的采购订单系统来创建它们。这将使扩大你的零售店更容易，并有助于平衡库存水平。