工资单是企业支付给员工完成工作的总金额。
这是工资管理的一部分:计算和支付工资的过程，申报税，并保持准确的工资记录。
管理员工对任何商店来说都是一项巨大的责任，无论是那些偶尔雇佣帮手的商店，还是那些追求增长的商店。干燥、耗时、压力大。
如果工资发放得当，事情就会一帆风顺，员工会开心地按时拿到工资，企业也会符合税收规定。但如果做得不好，员工就会不满意，错过截止日期的惩罚是巨大的，不遵守规定会对你的商店有害。
大公司有整个部门负责工资发放，但小商店和兼职经常要自己解决所有问题。
本指南将介绍工资设置、管理工资的技巧，以及您可以选择的每个工资系统的优缺点。
什么是工资?
工资是你支付给你的员工在一定时间内所做工作的工资总额。工资发放频率通常设置为每周、每两周/每月两次或每月。
但是工资不仅仅是支付准确的工资。你还需要:
- 收集员工数据
- 计算净工资
- 报告、预提和缴纳税款
- 遵守税法和劳动法
- 保持准确的记录
按时支付员工工资对于团队士气、出色完成工作、激励(如果你雇佣的是临时员工)以及其他方面都是至关重要的留住员工(如果你在寻找长期员工的话)。
如何建立工资单，循序渐进
下面是建立你的工资表需要完成的五个步骤:
- 注册雇主识别号码(EIN)
- 向员工收集w -4
- 建立工资表
- 代扣代缴税款
- 填写税务表格并提交雇员w -2表
1.注册雇主识别号码(EIN)
你需要一个雇主识别号(EIN)来雇佣和支付员工。ein是唯一的号码，是社会保险号的商业版本。
EIN也被称为雇主税号或联邦税号。你可以用它向美国国税局(IRS)报告税收和其他相关信息。
在线申请是注册你的EIN最简单、最快的方法。您的信息将在在线会话期间进行验证，您将立即收到您的EIN。
或者，你也可以通过传真或邮寄填写好的表格来申请SS-4形式到正确的电话号码或地址．您将在4个工作日内通过传真收到您的EIN，或在4周内邮寄申请。
2.向员工收集w -4
对于你雇佣的每一个员工，你必须收集他们的形式圆满填写完减免证明，也称为雇员扣缴证书。
每位雇员必须在入职第一天之前提交W-4表格。这个表格让你根据婚姻状况、受抚养人、其他工作或收入等因素扣缴正确的联邦所得税扣除．
确保员工在表格上签字;如果没有，表单就无效。
当雇员的个人或财务状况发生变化时，他们可以填写并重新提交一份新的W-4表，国税局每年都会发放一份新的W-4表。这两者都是雇员每年检查W-4表的好理由——欢迎鼓励他们这么做。
3.建立工资表
工资计划指的是你的员工多长时间发一次工资。常见的工资表包括:
- 每周:每周一次(每年52张工资支票)
- 双周:每隔一周发一次(每年26次)
- 半月:每月两次(每年24张)
- 每月:每月一次(每年12次)
没有联邦法律规定支付员工工资的频率，但每个州都有自己的最低支付频率的法律。
例如，在亚利桑那州，你必须每隔16天(半月)支付员工工资，而俄勒冈州和北达科他州要求最低每月支付一次工资。一定要检查州发薪日要求在定义工资表时。
关于最佳薪酬期对于你的商店，考虑以下三个因素:
- 成本和时间:每周最贵，每月最少。
- 员工偏好:按小时计酬的员工更喜欢按周计酬，两周计酬的员工更受欢迎(这也是美国大多数员工的工资方式)，最不喜欢按月计酬。
- 工资和会计物流:每周是最难的，两周可能会很复杂，而半月和每月是直接和简单的。
4.代扣代缴税款
你必须在每个工资期向雇员扣缴雇佣税。你扣缴每个雇员的数额取决于他们的收入和他们W-4表中的信息。
这些税包括联邦所得税预提、社会保障税和医疗保险税。
这里有一些资源可以帮助你计算、扣缴和支付正确的税收:
你也可以通过鼓励员工使用预扣税估计师．
5.填写税务表格并提交雇员w -2表
你将使用941表格来提交你的季度联邦纳税申报表。这个表格可以让你报告所得税、社会保障税或从你的雇员扣除的医疗保险税，以及你的雇主部分。
表格941不断更新，所以请随时参考国税局的指令在填写和归档表格之前。
每年，你还需要向社会保障局提交雇员W-2表格。2021年表格的截止日期是2022年1月底——最准确的截止日期总是列在报税表的说明．SSA鼓励所有雇主以电子方式提交W-2表格，因为这有助于提高速度和准确性。
你还负责提交一份腰布返回(联邦失业税)。
记得关注你所在的州和地方税收法规，了解你在联邦税收之外的义务和截止日期。
管理工资的技巧
现在你知道了如何设置你的工资表，下面是一些关键的建议，让它变得轻松管理:
- 共享工资日历
- 维护员工和工资记录
- 了解最新的税法
- 指定一名工资经理
- 征求员工反馈
1.共享工资日历
工资日历是一个公共的、可共享的日历，它概述了支付期、支付日期、工卡到期日期、工资任务和节假日。
这将帮助你的员工理解:
- 当他们得到报酬的时候
- 他们被支付的时间
- 工资日期可能延迟或更改(例如，由于公共假日)
- 他们提交考勤卡的截止日期
不要以为你的员工会默认知道这些日期。一项调查显示不到一半的员工曾经有雇主向他们解释过工资单，但几乎同样多的人不理解工资单上的信息。
在发工资的时候又有什么不同呢?工资单日历可以减少任何混乱(以及与员工之间来回询问信息的电子邮件)。
对你来说，工资日历会列出需要完成的关键任务，比如存入款项和填写税务表格，这样你就可以每次都按时给员工发工资。
你的财务状况取决于你如何管理工资。用工资单日历来管理它，这样你就可以跟踪重要的日期、假日和pto。它还可以帮助你的员工确定截止日期和发薪日。与您的商店的主管和经理共享日历，以便他们可以透明地与他们的团队共享。
2.维护员工和工资记录
当您为您的商店雇用助手时，您将为每个员工生成文档和记录，包括:
- 基本信息:员工姓名，地址，SSN，出生日期
- 税单:W-4，州W-4，其他扣缴表
- 招聘前记录:求职申请，面试记录
- 考勤记录:考勤卡，工作总时数(每天和每周)，休假时间，剩余休假时间
- 工资记录:工资率，日/周总收入，加班收入，奖金和佣金，福利和扣除，贡献，费用偿还，加薪文件，工资周期，工资单
联邦法律规定你必须这么做保持工资记录三年，工资税记录(如失业税)四年。有些文件，比如退休收入和401(k)计划细节，你必须保存6年。
一定要检查你所在州的工资记录的法律和要求，因为它们可能比联邦的更长。例如，纽约州要求你保存6年的工资记录。
你可以保留工资记录的纸质副本，或者将它们电子存储在你的设备上，或者使用工资软件。在这两种情况下，确保员工和工资记录的安全是至关重要的，因为它们包含敏感的机密信息。
组织是关键——保持干净的工资记录是至关重要的。每次你发工资的时候都有很多事情要做(包括正确处理员工的扣缴税款)，而且你必须跟上美国国税局的季度报告。一定要在一个安全的地方存放长达四年的雇员I-9表格、w -2表格、w -4表格、州新雇佣表格、所有税务表格的副本，并始终保持所有税收存款、工时表和工资单的日期和金额。不同的州在记录保存方面有不同的要求(即使是对那些已经被解雇的员工)，所以保持要求的顶端，保持记录的干净和良好的维护将使审计顺利进行——这也将帮助你在问题出现之前发现问题。
3.了解最新的税法
工资的错误可能会让你遭受数百甚至数千美元的罚款。你必须了解最新的税务法律和规定，以确保你:
- 按时申报纳税
- 根据联邦和州法律处理工资
- 计算和支付正确的加班
- 保持完整和准确的工资记录
一个挑战是要跟上定期更新的法律。另一个是确保当你的商店增长时，比如扩展到不同的州，远程招聘或者与全职员工和兼职承包商合作。
要了解最新情况，请定期与国税局的网站，你的州税务网站(例如，taxes.ca.gov对加州和comptroller.texas.gov德克萨斯州)，以及像这样的税收中心德勤的那个．
4.指定一名工资经理
你的工资任务很可能会超出你所能投入的时间和精力。这可能是因为你的员工从2个增加到20个，开更多的店，或者只是在你现有的一家店和你已经服务的社区上加倍下注。
在任何一种情况下，工资可能会变得有压力和不堪重负。与其为此失眠，不如考虑任命一位工资经理。
如果你想让你的公司保持小规模，但需要从你的盘子里卸下支付工资的任务，这可以是一个现有员工或兼职自由职业的混合角色。
如果你想扩大你的商店，需要更强大的工资支持，你可以雇佣一个全职的工资经理，一个外部会计，或一个工资服务。他们会比你做得更好更快，而且他们是专业人士，能跟上工资法规的步伐。
工资是复杂的，这就是为什么你应该组建你的工资小组。他们应该参与到你的工资发放过程中:a)你的工资发放人，b)会计(或其他财务专业人员)，c)人力资源业务合作伙伴。一旦你组建了这个强大的工资小组，你应该分而治之;每个人都有自己的一部分流程，并帮助您管理和批准工资。
5.征求员工反馈
让你的工资单成为双向沟通的渠道。不要假设你的员工完全理解工资是如何工作的(并且他们对此很满意)，而是公开地询问他们的反馈和问题。
你可以这样问员工:
- 您对使用或提交考勤卡有什么疑问或顾虑吗?
- 你想更好地了解你的工资单吗?
- 你对工资计划有什么建议吗?
- 我们的工资日历是否清晰且易于操作?里面少了什么东西吗?
公司的每个人都受到工资的影响，所以每个人都可能想要参与其中。它将帮助你改善员工的薪酬。你可以使用问题和反馈来创建内部文件和faq，解释你的工资发放流程以及它如何影响员工。
如何选择工资单系统
管理工资有以下几种方法:
- 手册/ DIY工资
- 工资软件
- 雇佣一名会计(内部或外部)
- 就业服务
每一种都有优点和潜在的缺点——以下是你需要了解的。
1.手册/ DIY工资
diy工资单通常是那些把商店作为副业经营的人，以及没有增长和扩张计划的小店主的首选。
这个工资系统意味着你，商店老板，手动收集所有文件，通过电话、传真或在线报税，存入存款，并保存工资和雇佣记录。
优点
- 性价比高，因为你不需要为一项服务、工具付费，也不需要另一个人来做工资单
- 对你的收入、现金流和工资支出有很多控制和洞察
缺点
- 这是耗时的(小企业主花费最多5个小时的工资再多雇一个员工，就会给你已经很满的工作量增加额外的任务
- 如果你没有及时发现错误，你可能会犯错误并支付巨额罚款
- 了解最新的税收法律法规是你的责任
手动工资单是开始管理工资单的好方法，但它需要大量的注意力、时间和精力来确保OB欧宝娱乐APP你保持合规。
2.工资软件
工资软件是一种简化和自动化工资的解决方案。
您仍然要负责管理进入该工具的数据，但是工资软件允许您存储税务文件、提交和发送工资税、向员工支付押金等，因此您不必手动操作。
当你有一个小团队时，DIY是可行的，但随着你的成长，它变得难以管理，不仅因为它很耗时，而且它为错误提供了空间。这可能很危险。使用工资单软件使很多事情进入自动化模式，并保护你的时间和业务免受诉讼和昂贵的错误。这是一笔很小的额外支出，但从长远来看，它会为你节省时间和获得内心的平静带来回报。
优点
- 您可以对数据、报告、文件、历史等进行大量控制和洞察
- 由于是基于云的，从所有设备都可以轻松访问
- 价格实惠，许多选择的价格低于每月40美元
缺点
- 你仍然要为任何错误负责——工资软件供应商不会接管你的责任，包括报税和纳税、支付员工工资或保存记录
- 根据你所选择的平台，可能会有一个学习曲线
工资软件由衷的高兴提醒您何时发工资，让您跟踪时间并批准休假，通过通知您税法更改来帮助您保持合规，处理福利扣除等。
对于使用2022欧宝娱乐苹果下载 在美国，Shopify App Store中有大量的应用程序可供选择，可以管理工资、日程安排和时间跟踪。以下是一些流行的选择，排名不分先后:
3.雇佣一名会计(内部或外部)
你可以雇佣一个内部会计或外部承包商来准备你的账目，跟踪你的财务状况，管理你的工资。
如果你在内部招聘，这个人可以手动管理工资，也可以使用工资软件——这两种选择都有效，它们的优缺点仍然适用于管理工资的人。如果你雇佣了一个承包商会计师，他们会有自己的流程和设置来管理客户的工资。
优点
- 给你额外的时间和注意力，因为你将从你的待办事项中卸下几十个任务和提醒
- 消除你的压力和压力，保持最新的法律和处理自己的工资
- 关于财务、税务、合规、记录保存等所有问题，你都有专人负责
缺点
- 对文件和文档的控制更少
- 这可能代价高昂，还会扰乱你的现金流，尤其是如果你雇佣了一名全职员工
如果你选择了这种方式，一定要花足够的时间来寻找合适的人。向其他店主和企业家寻求推荐，查阅评论和经验，花时间确认这个人符合你的需求。
他们犯的每一个错误，在联邦层面上，都会让你损失近2000美元。让我们慢慢理解。在税收层面上，可能每个错误大约300美元。如果他们晚存入一天，就会从你的资金中扣除3000美元。所以，在你雇佣某人说，‘这只是一份简单的工作，我将支付最低工资’之前，确保你能承受处罚。
4.就业服务
工资服务或工资管理公司允许你将他们的工资管理外包给专业团队。他们计算你的工资，提交税务报表，支付给雇员的存款，处理新雇员，等等。
优点
- 你的盘子上没有压力，因为你有一个团队的人处理你的工资管理的每一个细节
- 加强对快速增长和变化、远程招聘和/或在不同州和国家经营商店的业务的协助
缺点
- 一开始成本很高，随着OB欧宝娱乐APP公司的发展，需要更多工资和合规方面的支持，成本可能会更高
尽管工资单服务可以为各种规模的企业服务，但由于工资单服务提供的专业知识和支持的规模，它们通常最适合中、大型商店。
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